WICHTIGE FUNKTIONEN
Verschlüsselte Kommunikation
Passwortmanager
Unverschlüsselte Speicherung
Gemeinsame Nutzung
Verschlüsseln Sie Ihre E-Mail Datenschutzkonform und sicher für vertrauliche Kommunikation.
Empfängerpasswörter können automatisch gespeichert und wiederverwendet werden.
Verschlüsselte Mails können optional im lokalen Outlook unverschlüsselt gespeichert werden.
Nutzen Sie den Passwortmanager im Team. Somit steht allen Mitarbeitern das Passwort für die gleichen Empfänger zur Verfügung.
Outlook Mail verschlüsseln
Nur 3 Schritte
Schreiben Sie in Outlook wie gewohnt Ihre E-Mail und fügen bei Bedarf Anhänge ein.
Klicken Sie den Button „Verschlüsseln beim Senden“. Sobald die E-Mail versendet wird, verschlüsselt Avamboo Encrypt automatisch.
Senden Sie Ihre E-Mail wie gewohnt.
Öffnen einer verschlüsselten Mail
Passwort
Der Absender der Mail hat für die Verschlüsselung ein Passwort festgelegt. Dieses müssen Sie vorab persönlich, via Telefon oder Briefpost von ihm erhalten.
In Adobe Acrobat Reader DC öffnen.
Sie benötigen eine aktuelle Version des Adobe Acrobat Reader DC. Sollten Sie Adobe Acrobat Reader DC nicht installiert haben, so können Sie ihn hier herunterladen: https://get.adobe.com/de/reader/
Doppelklicken Sie den Anhang Ihrer Mail – und fügen Sie das Passwort in die Eingabemaske ein.
Encrypt verschlüsselt eine E-Mail indem der Inhalt der Mail sowie die Anhänge an eine E-Mail werden verschlüsselt.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit die „PDF Anhänge mit Nachfrage direkt verschlüsseln, wenn keine anderen Anhänge vorhanden sind“.
Um die Anhänge einer PDF-Datei anzusehen, öffnen Sie die Leiste „Anlagen“ im Adobe Acrobat Reader DC.
Ist diese noch nicht sichtbar, klicken Sie in der linken Leiste auf das Icon mit der Büroklammer.
Sie schreiben wie gewohnt Ihre E-Mail in Outlook, dann klicken Sie auf den Button “Verschlüsseln beim Sende”.
Nach der Eingabe eines Kennwortes wird die gesamte E-Mail als PDF Datei mit Ihrem Passwort verschlüsselt.
Als Verschlüsselungsverfahren kommt AES-256 für höchstmögliche Sicherheit zum Einsatz.
Die PDF Datei enthält Ihre gesamte E-Mail sowie alle Dateianhänge und kann nur mit dem von Ihnen vergebenen Kennwort geöffnet werden. Die original E-Mail kann zusätzlich in die verschlüsselte PDF Datei als MSG Datei angehängt werden
Automatische Erinnerung an die Verschlüsselung der E-Mail in Qutlook und automatische Verschlüsselung.
Avamboo Encrypt kann automatisch an das Verschlüsseln einer E-Mail erinnern. Das Programm kann bei jeder E-Mail nachfragen, ob diese verschlüsselt werden soll oder nur bei im Passwortmanager gespeicherten Empfängern.
Somit können bei Bedarf auch alle E-Mails mit Outlook verschlüsselt werden.
Avamboo Encrypt kann E-Mails in Outlook auch komplett automatisch verschlüsseln. Hierzu muss lediglich der Empfänger im Passwortmanager hinterlegt sein und die Option „Gespeicherte Passwörter ohne Nachfrage verwenden“ aktiviert sein.
Unverschlüsselter Betreff
Mit Avamboo Encrypt haben Sie die Möglichkeit, dass der Betreff der EMail nicht verschlüsselt bzw. nicht geändert wird, da dieser häufig keine Geheimnis oder datenschutzrechtlichen Informationen enthält. So kann dem Empfänger z.B. noch das Aktenzeichen direkt angezeigt werden.
Original E-Mail als MSG Datei anhängen
Die original E-Mail kann zusätzlich in die verschlüsselte PDF Datei als MSG Datei angehängt werden. Somit kann der Empfänger die Original E-Mail z.B. in sein Dokumentenmanagement System oder in den Dateiexplorer einfügen.
PDF Anhänge direkt verschlüsseln
Normalerweise verschlüsselt Avamboo Encrypt eine E-Mail indem der Inhalt der E-Mail sowie die Anhänge in eine PDF Datei eingefügt werden und diese verschlüsselt wird.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit die Option „PDF Anhänge mit Nachfrage direkt verschlüsseln, wenn keine anderen Anhänge vorhanden sind“ zu aktivieren. Wenn eine E-Mail nur PDF Anhänge enthält, bietet eine Nachfragebox die Möglichkeit nur die angehängten PDF Dateien mit einem Passwort zu versehen und ansonsten unverändert zu lassen.
Der E-Mail Text wird hierbei nicht verändert bzw. verschlüsselt.
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
Mit welchen Outlook Versionen ist Avamboo Encrypt kompatibel?
- Avamboo Encrypt funktioniert mit Outlook 2013, 2016 und 2019
Funktioniert Avamboo Encrypt auch auf einem Terminal Server?
- Ja, Sie können Avamboo Encrypt auch auf Terminal Server installieren. Beachten Sie dabei, dass das Programm pro Benutzer lizenziert wird.
Benötigt der Empfänger auch Avamboo Encrypt?
- Nein, wir verwenden zum Verschlüsseln das verbreitete Dateiformat PDF. Dafür gibt es auf jeder gängigen Plattform den kostenlosen Adobe Acrobat Reader. Damit kann der Empfänger die verschlüsselte E-Mail öffnen.
Werden Dateianhänge auch verschlüsselt?
- Ja, es wird die gesamte E-Mail verschlüsselt. Der Empfänger erhält eine mit AES 256 bit verschlüsselte PDF Datei und kann diese nur mit dem von Ihnen gewählten Passwort öffnen.
Wie sieht eine verschlüsselte E-Mail aus?
- Hier können Sie eine verschlüsselte E-Mail ansehen. Das Passwort zum Öffnen lautet: AvambooGmbH